Freitag, 3. Mai 2013

Widerstände bei der Einführung von Social Intranets – Nächstes Interview zum HR Innovation Day 2013

Der HR Innovation Day 2013 rückt näher und nach dem Gespräch mit dem Social Media Manager Martin Reti spreche ich heute mit Sandra Leupold. Sie arbeitet als Consultant bei der T-Systems Multimedia Solutions GmbH und ist dort im Bereich Social Collaboration tätig. Sandra Leupold wird zum HR Innovation Day einen Beitrag zum Themenbereich Herausforderungen bei der Einführung von Social Intranet-Lösungen einbringen. Der Titel lautet "Widerstände bei der Einführung von Social Intranets – Herausforderung oder Showstopper?"

Wald: Vielen Dank, dass ich Ihnen im Vorfeld des HR Innovation Days einige Fragen stellen darf.
Leupold: Sehr gern.

Wald: Wie kommt man/frau zum Themenfeld Social Intranet?
Leupold: Die verschiedenen Themen rund um den Begriff „Social“ sind überall präsent. Berührungspunkte waren bei mir sowohl im privaten z. B. durch Facebook als auch im unternehmerischen und universitären Umfeld vorhanden. Und dies lange bevor ich meine jetzige Tätigkeit begonnen habe. Den richtigen Einstieg in dieses Thema erhielt ich jedoch als Social Media Tutorin an der Technischen Universität in Dresden. Junge Menschen erhalten hier in universitätsübergreifenden Projekten eine Social Media Communication Ausbildung. Die Themen haben mich natürlich fasziniert und begeistert und mich letztendlich zu meinem jetzigen Beruf geführt.

Wald: Viele meiner Leser werden sich fragen, was unter einem Social Intranet bzw. Social Software zu verstehen ist. Wie können Sie diese Frage, ohne lang auszuholen, beantworten?
Leupold: Eine einheitliche Definition sucht man in der Geschäftswelt vergebens. Grundsätzlich verbindet ein Social Intranet in meinen Augen drei Themen: die Informationsverteilung, die Zusammenarbeit und die Vernetzung. Dabei geht es im Gegensatz zum klassischen Intranet über die reine Verteilung von Informationen hinaus. Diese Komponente ist immer noch ein wichtiger und nicht zu unterschätzender Aspekt. Ein Social Intranet erweitert jedoch zum Einen die Möglichkeiten der Informationsweitergabe und -findung (z. B. durch News, Blogs, Wikis, semantischen Suchen oder Activity Streams) und bietet zum Anderen die Möglichkeit der direkten Zusammenarbeit und der Vernetzung von Mitarbeitern (z. B. in Projekt- und Communityräumen) auch über Hierarchiegrenzen hinweg. Zur Verdeutlichung kann die folgende Grafik dienen:



Wald: Wo sehen Sie die häufigsten Herausforderungen bei der erfolgreichen Einführung von Social Intranet?
Leupold: Grundsätzlich gibt es bei der Einführung eines Social Intranet mehrere Barrieren, die beachtet werden sollten - sowohl auf technischer als auch auf menschlicher Ebene. Technische Komponenten wie z. B. das Problem, dass Mitarbeiter Informationen im Social Intranet nicht finden, lassen sich durch eine gute Vorbereitung (möglichst viele Inhalte zu Beginn des Social Intranet auf der Plattform, sehr gute Suche) beheben. Die eigentliche Herausforderung stellen die menschlichen Barrieren dar, die sich oft in den gewohnten Denkmustern der Mitarbeiter befinden. Für die Nutzung eines Social Intranet  ist es wichtig, den Wandel in den Köpfen der Menschen zu verstehen. So haben sich über die Zeit Prozesse in der Arbeitswelt gebildet, die mehr oder weniger freiwillig Tag für Tag von Mitarbeitern und Kollegen so ausgeführt werden und an die sich jeder Mitarbeiter gewöhnt hat. Wenn es nun den Menschen nicht verständlich gemacht wird, warum diese Prozesse geändert werden und dass eine solche Änderung ihnen einen wirklichen Nutzen bringt, werden sie das neue Social Intranet nur dort nutzen, wo sie es müssen. Dabei ist ein Social Intranet ein durch den Menschen geprägtes System. Es lebt von der Nutzung. Im Vorfeld der Einführung muss deshalb dieser Fakt zwingend verstanden und beachtet werden. Mitarbeiter sollten zu Teilen bei der Gestaltung einbezogen und als Multiplikatoren gewonnen werden. Denn wenn Menschen das Gefühl vermittelt bekommen, dass sie in Entscheidungen einbezogen werden, fällt es ihnen auch leichter, diese als gut zu akzeptieren und den Inhalt der Entscheidung an andere weiterzugeben. Auch aktives Management zum bevorstehenden Wandel (Change Management) muss betrieben werden. Mitarbeiter müssen frühzeitig informiert werden, es sollten Hilfestellungen vorhanden sein und es muss ausreichend Werbung für das neue Social Intranet gemacht werden.

Wald: Eine wichtige Frage, da es ja hier um die Mitwirkung am HR Innovation Day geht. Welche Rolle sollte aus Ihrer Sicht der Personalbereich bei der Einführung von Social Intranet spielen? Oder ist dies doch alles eher die Angelegenheit des CIOs? Gibt es hier schon konkrete Erfahrungen von denen Sie kurz berichten können?
Leupold: Ich sehe die Einführung eines Social Intranet als ein bereichsübergreifendes Projekt innerhalb einer Firma an. Erfahrungen haben gezeigt, dass die IT-Abteilung sehr oft in einzelnen Anforderungen und Features denkt und die Bedürfnisse der Nutzer vernachlässigt. Stellen Sie sich vor, Sie möchten für Ihre Mitarbeiter ein Auto bauen und Ihnen kommt nur in den Sinn: Es braucht definitiv einen schnellen Motor, 440PS und 2 Sitze reichen. Mit so einem Auto aber kann der Mitarbeiter ohne Räder, einem Lenkrad und Bremsen nicht fahren. Außerdem bringt er früh seine Kinder in den Kindergarten und kann mit 2 Sitzen nichts anfangen. Die Folge davon ist, dass er das Auto, das nicht auf seine Bedürfnisse abgestimmt ist, nicht nutzen wird und lieber wieder in die Straßenbahn einsteigt. Genauso ist es mit einem Social Intranet: Denken Sie zuerst „Was braucht der Nutzer“ und nicht „Welche Funktionen wären schön zu haben“. Um herauszufinden, was der Nutzer braucht, ist eine ganzheitliche Sicht auf ihn erforderlich. Um diese zu erhalten, sollten mehrere Bereiche bei der Einführung einbezogen werden. Dazu gehören neben der Personalabteilung und der IT-Abteilung auch noch andere Interessensgruppen wie das Management und die Unternehmenskommunikation. Ich möchte hier noch den Betriebsrat erwähnen, der oft vergessen wird. Gerade bei Entscheidungen wie „Kann ich durch ein Signal sehen, ob mein Kollege online ist?“ sind Betriebsräte unbedingt einzubeziehen, da sonst arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen.

Wald: Welche neuen Möglichkeiten der Mitarbeiterkommunikation entstehen mit der Nutzung von Social Intranets?
Leupold: Die Form der Kommunikation hat sich in den letzten Jahren grundlegend geändert. Früher fand in einem Intranet oft nur eine Art „Top-Down“ Kommunikation statt: Das Management berichtete den Mitarbeitern über Nachrichten und Neuigkeiten aus dem Unternehmen. Heute spielt das immer noch eine wichtige Rolle, nur dass sich einige Aspekte verändert haben. So fand ein Wandel von Informationsweitergabe zur Kommunikation statt: Die Mitarbeiter haben durch verschiedene Funktionalitäten wie Kommentarfunktionen, Blogs, Wikis etc. nicht nur einen Rückkanal für diese Nachrichten und Neuigkeiten, sondern sie können auch auf die neuste Vorstandsbotschaft reagieren, Fragen stellen und antworten. Auch die Form der Informationsweitergabe hat sich geändert: Das Management hat nicht mehr nur die Möglichkeit News einzustellen, es kann auch eigene Blogs oder Wikis betreiben und somit auch die Transparenz der eigenen Arbeit erhöhen. Und sie können diese Plattformen auch für einen Austausch untereinander nutzen. Zusätzlich lassen sich anhand gepflegter Profile Experten zu einem bestimmten Thema ausfindig machen und direkt über die Plattform anschreiben. Das spart Zeit, denn man muss nicht mehr über fünf Ecken nachfragen, wer Know-How zu einem bestimmten Thema hat, sondern kann den Experten direkt finden und zum eigenen Netzwerk hinzufügen. Zum anderen schaffen Projekt- und Communityräume, die wiederum verschiedene Funktionalitäten enthalten, den Mitarbeitern Raum für die Kommunikation zu einem bestimmten Projekt oder Thema. Gleichgeblieben ist also der Top-Down Ansatz. Aber neu ist der Wandel von einem Informations- zu einem Kommunikations- und Kollaborationsnetzwerk. Aber auch hier gilt: Es kommt auf den Anwendungsfall und die Bedürfnisse der Nutzer an: Wenn meine Mitarbeiter keine gemeinsamen Projekte haben, bringt Ihnen ein an Funktionen reicher Projektraum nichts.

Wald: Eine Frage, die mich auch aus wissenschaftlicher Sicht sehr interessiert: Entstehen mit der Anwendung von Social Intranets ggf, auch neue Möglichkeiten zur Beteiligung der Mitarbeiter beim Finden oder Treffen von Entscheidungen?
Leupold: Mitarbeiter verfügen in einem Social Intranet durchaus über sehr viele Möglichkeiten zum Finden oder Treffen von Entscheidungen beizutragen.

Wald: Können Sie dies etwas näher erläutern?
Leupold: Viele moderne Social Intranets bieten die Möglichkeit Mitarbeiter auf verschiedene Arten an Entscheidungen teilhaben zu lassen. Schon vor der Entscheidung können sie mit einbezogen werden. Dies kann über eine so genannte „Ideation“* Funktion geschehen. Dabei diskutieren Mitarbeiter über neue Ideen und Innovationen im Unternehmen und werten diese. Die Idee, die am besten bewertet wird, rutscht dabei ganz nach oben. Dies hilft dem Management nicht nur, das Innovationspotential seiner Mitarbeiter zu verstehen, sondern so wird auch eine Vorauswahl der besten Ideen durch die Mitarbeiter selbst getroffen. Zudem bietet jedes Social Intranet heutzutage die Möglichkeit, Umfragen durchzuführen. So können Mitarbeiter direkt an der Entscheidungsfindung teilhaben. Jedoch ist an manchen Stellen Vorsicht geboten: Jede direkte Partizipation der Mitarbeiter fordert im Endeffekt auch ein Ergebnis. Verläuft die Umfrage im Sand oder das Management entscheidet sich gegen die Meinung der Mitarbeiter, kann dies zu Unmut führen. Entscheidungen sollten also vorher vom Management genau abgewogen werden, denn wie in der Politik gilt auch hier: Die Mehrheit hat nicht immer Recht und die Einwohner einer Stadt können nicht an allen Entscheidungen teilhaben, an vielen sollten sie jedoch.
*Ideation= ein von IBM geprägter Begriff. Zusammengesetzt aus den beiden Begriffen „Idea“ und „Innovation“.

Wald: Liebe Frau Leupold, herzlichen Dank für das informative Gespräch. Ich freue mich sehr auf Ihren Input zum HR Innovation Day 2013.

Sandra Leupold - Meine Gesprächspartnerin
Sandra Leupold studierte Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität Dresden. Seit 2011 ist sie als Social Collaboration Consultant bei der T-Systems Multimedia Solutions in Dresden tätig. Zu Ihren Aufgaben zählen die  Technologieunabhängige Beratung zum Thema „Auswahl und Einführung eines Social Intranets“ (Technologieun- abhängig bedeutet, dass mehrere Technologien einbezogen werden, die für den Kunden analysiert werden, um dann eine Empfehlung auf Basis der konkreten Anforderungen auszusprechen, zudem begleitet sie die Einführungsprozesse der Technologien). Bislang hat sie mehrere großer Firmen aus der Gesundheits- und Finanzbranche erfolgreich beraten.

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