Zu den Akteuren, die hier mit neuen Lösungen und Konzepten auf den Markt treten, gehört d.velop und ich freue mich, dass mir heute Maximilian Haselhoff für ein Gespräch zur Verfügung steht. Er ist ein kompetenter Gesprächspartner, der meinen Leserinnen und Lesern Einblicke in seine Erfahrungen bei der Implementierung von Digital Workplace-Konzepten bzw. von Mitarbeiter-Apps gewähren wird.
Wald: Vorweg herzlichen Dank für die Möglichkeit, Ihnen einige Fragen zu den konkreten Erfahrungen bei verschiedenen Digitalisierungsprojekten stellen zu können.
Haselhoff: Sehr gerne! Ich freue mich darauf und hoffe, dass unsere Erfahrungen Ihren Lesern bei ähnlichen Projekten helfen können.
Wald: Viele meiner Leserinnen und Leser kennen vielleicht d.velop noch nicht. Wer verbirgt sich dahinter?
Haselhoff: Wir sind ein Softwareunternehmen, das sich auf die Fahne geschrieben hat, Geschäfts- und Kommunikationsprozesse in Unternehmen zu digitalisieren. Wir helfen unseren Kunden mit unserer Software für Dokumentenmanagement dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten. Ganz konkret, indem wir digitale Dienste bereitstellen, die Menschen miteinander verbinden. Wir möchten die Zusammenarbeit in Organisationen, die Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.
Wald: Im Gespräch mit meinem geschätzten Blogger-Kollegen Stefan Scheller haben Sie 5 Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes aufgeführt. Dazu gehören ortsunabhängige Zusammenarbeit, virtuelle Kommunikation, zentrales Verwalten, digitale Prozesse und ganzheitliche digitale Transformation. Wie lassen sich diese Vorteile ganz oder teilweise bei den Tätigkeiten von Deskless Workern umsetzen?
Haselhoff: Die Basis für die Etablierung digitaler Arbeitsplätze sind Vertrauen in die eigenen Mitarbeitenden sowie die konsequente Nutzung von geeigneten Technologien zur Zusammenarbeit. Nur so kann das Potenzial dieser genannten Vorteile auch ausgeschöpft werden. Wir nutzen selber unsere d.velop Mitarbeiter-App zur internen Kommunikation und Kollaboration. So können wir beispielsweise digital Dokumente versenden, relevante Informationen schnell und ortsunabhängig teilen sowie einfach Prozesse wie Urlaubsanträge digital anstoßen Damit man solche Maßnahmen innerhalb der eigenen Organisation umsetzen kann, braucht es ein Digital Workplace-Konzept für alle Mitarbeitenden als Basis. Nur so funktioniert die Remote-Zusammenarbeit reibungslos.
Wald: Damit sprechen Sie auch die Besonderheiten der digitalen Transformation im Bereich der Deskless Worker an. Wo liegen hier Besonderheiten der Digitalisierung im Vergleich zu anderen Tätigkeiten?
Haselhoff: Aus meiner Sicht ist die Kommunikation in einer Organisation der Hebel, um digitale Transformation erfolgreich zu meistern. Bei Deskless Workern ist es oftmals so, dass die Kommunikation durch fehlende Tools nicht optimal funktioniert. Wer keinen Computer-Arbeitsplatz hat oder viel unterwegs ist, bleibt bei Unternehmensprozessen oft außen vor. So bekommen sie beispielsweise nur wenig in puncto Strategie- und Management-Entscheidungen mit. Durch den Einsatz von Technologie und mithilfe entsprechender Lösungen kann wertvolles Wissen schnell und auch über mobile Endgeräte abteilungsübergreifend verteilt sowie von Mitarbeiter:innen bequem aufgenommen werden. Ein Digital Workplace vereinfacht die Kommunikation und Wissensverteilung innerhalb des Unternehmens. Dadurch verbessert sich wiederum die virtuelle Zusammenarbeit. So wird das Arbeiten von unterwegs und im Homeoffice möglich. Langfristig steigern Sie außerdem die Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit innerhalb einer Organisation.
Wald: Können Sie dies vielleicht anhand eines konkreten Projekts kurz erläutern?
Haselhoff: Die Firma Grunewald aus dem Münsterland war beispielsweise auf der Suche nach einer Möglichkeit, alle Mitarbeiter:innen über moderne digitale Kanäle zu informieren und gezielt zu erreichen. Dabei trifft man in der handwerklichen Branche bereits auf die erste Hürde: Wie lassen sich alle Inhalte und Informationen auch für Mitarbeitende ohne einen PC-Arbeitsplatz bereitstellen? Mit unserer mobilen Lösung kann Grunewald sicherstellen, dass jede:r Mitarbeiter:in sich über aktuelle Meldungen im Betrieb, Tarifabschlüsse oder Betriebsversammlungen informieren. Grunewald möchte so einen klaren Mehrwert für die gesamte Belegschaft schaffen, indem Informationen jeglicher Art in Echtzeit innerhalb weniger Klicks mit der ganzen Organisation geteilt werden können.
Ein anderes Beispiel ist die apetito AG. Bei dem Verpflegungsspezialisten aus Rheine haben wir alle Angestellten in die Umgestaltung der Unternehmensprozesse mit einbezogen. Statt im Briefkasten landet die Gehaltsabrechnung hier digital auf dem Smartphone – für die empfangsberechtigte Person zu jeder Zeit und von überall aus abrufbar. Damit ist der Ort des Arbeitsplatzes auch für Deskless Worker kein Thema mehr. Alle Mitarbeitenden werden gleichberechtigt und digital erreicht. Durch wegfallenden Druck und Versand von Dokumenten spart apetito Kosten und schont die Umwelt.
Wald: Welche Informationen über die Gehaltsabrechnung hinaus werden für die Mitarbeitenden hier verfügbar?
Haselhoff: Unsere d.velop postbox ist im Grunde ein komplettes digitales Büro für Mitarbeitende und kann vielfältig genutzt werden. Hier können neben Gehaltsabrechnungen auch Vertrags- oder Arbeitsschutzdokumente digital zugestellt werden. Es lassen sich aber auch meine privaten Dokumente dort archivieren. Wir haben hier bewusst eine Software entwickelt, deren Nutzung für Mitarbeitende komplett kostenfrei und unbefristet ist. Das heißt, wenn eine Person ein Unternehmen verlässt, kann sie unsere Lösung weiter gratis nutzen. Die apetito AG nutzt den digitalen Briefkasten beispielsweise auch, um die dezentralen Mitarbeitenden wie Fahrer bei neuen pandemiebedingten Beschlusslagen mit den benötigten Unterlagen versorgen. So können sie beispielsweise bei Polizeikontrollen einfach ihr Handy zücken und entsprechende Dokumente vorzeigen.
Wald: Wie steht es hier um Dialogfunktionen?
Haselhoff: Wir haben eine Chat-Funktion, damit Mitarbeitende beispielsweise direkt Rückfragen an die Personalabteilung stellen können. Aber auch untereinander können Kollegen sich Informationen über den d.velop chat zuschicken. Zudem arbeiten wir an weiteren Interaktionsmöglichkeiten und Integrationen.
Wald: Ich stelle immer wieder fest, dass Menschen im privaten Bereich viel selbstbewusster mit digitalen Werkzeugen umgehen als dies im Arbeitskontext der Fall ist? Woran liegt dies?
Haselhoff: Erst einmal glaube ich, dass das stark von Generation zu Generation schwankt. Schaut man sich die Generation Z an, merkt man, dass diese Menschen nicht mehr ohne Smartphone auskommen können. Das spannende hier aus Sicht von Personalern: Top-Talente und -Fachkräfte erwarten heutzutage mobile und einfache digitale Prozesse von Unternehmen – beispielsweise im Recruitingprozess. Eine gute Candidate Experience entscheidet schon heute über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Ich denke, dass die Nutzung digitaler Tools im beruflichen Kontext in den nächsten Jahren stark steigen wird.
Wald: Was sind die wichtigsten Learnings aus Ihren Projekten im Bereich der Deskless Worker?
Haselhoff: Zuhören und den Kunden verstehen. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Zielgruppen innerhalb einer Organisation. Diese gilt es zu verstehen, bevor man blind in ein Projekt läuft. Ein Beispiel: Unser Kunde Grunewald hat ein eigenes Redaktionsteam für die Erstellung von Unternehmensinhalten gegründet. Das bedeutet natürlich, dass die Akzeptanz einer solchen Lösung im Unternehmen viel höher ausfällt, wenn Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen die kommunizierten Inhalte aktiv mitgestalten. Das freut uns als Lösungsanbieter und zeigt, wie wichtig es ist, Menschen zu vernetzen und in eine digitale Zukunft mitzunehmen.
Wald: Wie geht es weiter bei der Digitalisierung? Können Sie etwas über zukünftige Projekte sagen?
Haselhoff: Wir haben eine klare Mission: Wir wollen Menschen in Organisationen miteinander vernetzen. Beispielsweise arbeiten wir gerade daran, Synergien durch unsere breite Produktlandschaft stärker zu nutzen. So ist es beispielsweise seit diesem Jahr möglich, HR-Dokumente nicht nur digital zuzustellen, sondern auch direkt mit unserer Lösung d.velop sign elektronisch zu unterschreiben.
Wald: Ganz herzlichen Dank für das interessante und offene Gespräch.
Haselhoff: Sehr gerne!
Maximilian Haselhoff ist ein echter Mobile-First-Fan und kümmert sich bei der d.velop AG federführend um das Thema Mitarbeiter-App und digitale Postzustellung. Als Business Development Manager und Digital-Stratege ist er stets auf der Suche nach den neusten App-Innovationen und HR-Software-Trends. Maximilian hat Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management studiert.
Wald: Vorweg herzlichen Dank für die Möglichkeit, Ihnen einige Fragen zu den konkreten Erfahrungen bei verschiedenen Digitalisierungsprojekten stellen zu können.
Haselhoff: Sehr gerne! Ich freue mich darauf und hoffe, dass unsere Erfahrungen Ihren Lesern bei ähnlichen Projekten helfen können.
Wald: Viele meiner Leserinnen und Leser kennen vielleicht d.velop noch nicht. Wer verbirgt sich dahinter?
Haselhoff: Wir sind ein Softwareunternehmen, das sich auf die Fahne geschrieben hat, Geschäfts- und Kommunikationsprozesse in Unternehmen zu digitalisieren. Wir helfen unseren Kunden mit unserer Software für Dokumentenmanagement dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten. Ganz konkret, indem wir digitale Dienste bereitstellen, die Menschen miteinander verbinden. Wir möchten die Zusammenarbeit in Organisationen, die Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.
Wald: Im Gespräch mit meinem geschätzten Blogger-Kollegen Stefan Scheller haben Sie 5 Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes aufgeführt. Dazu gehören ortsunabhängige Zusammenarbeit, virtuelle Kommunikation, zentrales Verwalten, digitale Prozesse und ganzheitliche digitale Transformation. Wie lassen sich diese Vorteile ganz oder teilweise bei den Tätigkeiten von Deskless Workern umsetzen?
Haselhoff: Die Basis für die Etablierung digitaler Arbeitsplätze sind Vertrauen in die eigenen Mitarbeitenden sowie die konsequente Nutzung von geeigneten Technologien zur Zusammenarbeit. Nur so kann das Potenzial dieser genannten Vorteile auch ausgeschöpft werden. Wir nutzen selber unsere d.velop Mitarbeiter-App zur internen Kommunikation und Kollaboration. So können wir beispielsweise digital Dokumente versenden, relevante Informationen schnell und ortsunabhängig teilen sowie einfach Prozesse wie Urlaubsanträge digital anstoßen Damit man solche Maßnahmen innerhalb der eigenen Organisation umsetzen kann, braucht es ein Digital Workplace-Konzept für alle Mitarbeitenden als Basis. Nur so funktioniert die Remote-Zusammenarbeit reibungslos.
Wald: Damit sprechen Sie auch die Besonderheiten der digitalen Transformation im Bereich der Deskless Worker an. Wo liegen hier Besonderheiten der Digitalisierung im Vergleich zu anderen Tätigkeiten?
Haselhoff: Aus meiner Sicht ist die Kommunikation in einer Organisation der Hebel, um digitale Transformation erfolgreich zu meistern. Bei Deskless Workern ist es oftmals so, dass die Kommunikation durch fehlende Tools nicht optimal funktioniert. Wer keinen Computer-Arbeitsplatz hat oder viel unterwegs ist, bleibt bei Unternehmensprozessen oft außen vor. So bekommen sie beispielsweise nur wenig in puncto Strategie- und Management-Entscheidungen mit. Durch den Einsatz von Technologie und mithilfe entsprechender Lösungen kann wertvolles Wissen schnell und auch über mobile Endgeräte abteilungsübergreifend verteilt sowie von Mitarbeiter:innen bequem aufgenommen werden. Ein Digital Workplace vereinfacht die Kommunikation und Wissensverteilung innerhalb des Unternehmens. Dadurch verbessert sich wiederum die virtuelle Zusammenarbeit. So wird das Arbeiten von unterwegs und im Homeoffice möglich. Langfristig steigern Sie außerdem die Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit innerhalb einer Organisation.
Wald: Können Sie dies vielleicht anhand eines konkreten Projekts kurz erläutern?
Haselhoff: Die Firma Grunewald aus dem Münsterland war beispielsweise auf der Suche nach einer Möglichkeit, alle Mitarbeiter:innen über moderne digitale Kanäle zu informieren und gezielt zu erreichen. Dabei trifft man in der handwerklichen Branche bereits auf die erste Hürde: Wie lassen sich alle Inhalte und Informationen auch für Mitarbeitende ohne einen PC-Arbeitsplatz bereitstellen? Mit unserer mobilen Lösung kann Grunewald sicherstellen, dass jede:r Mitarbeiter:in sich über aktuelle Meldungen im Betrieb, Tarifabschlüsse oder Betriebsversammlungen informieren. Grunewald möchte so einen klaren Mehrwert für die gesamte Belegschaft schaffen, indem Informationen jeglicher Art in Echtzeit innerhalb weniger Klicks mit der ganzen Organisation geteilt werden können.
Ein anderes Beispiel ist die apetito AG. Bei dem Verpflegungsspezialisten aus Rheine haben wir alle Angestellten in die Umgestaltung der Unternehmensprozesse mit einbezogen. Statt im Briefkasten landet die Gehaltsabrechnung hier digital auf dem Smartphone – für die empfangsberechtigte Person zu jeder Zeit und von überall aus abrufbar. Damit ist der Ort des Arbeitsplatzes auch für Deskless Worker kein Thema mehr. Alle Mitarbeitenden werden gleichberechtigt und digital erreicht. Durch wegfallenden Druck und Versand von Dokumenten spart apetito Kosten und schont die Umwelt.
Wald: Welche Informationen über die Gehaltsabrechnung hinaus werden für die Mitarbeitenden hier verfügbar?
Haselhoff: Unsere d.velop postbox ist im Grunde ein komplettes digitales Büro für Mitarbeitende und kann vielfältig genutzt werden. Hier können neben Gehaltsabrechnungen auch Vertrags- oder Arbeitsschutzdokumente digital zugestellt werden. Es lassen sich aber auch meine privaten Dokumente dort archivieren. Wir haben hier bewusst eine Software entwickelt, deren Nutzung für Mitarbeitende komplett kostenfrei und unbefristet ist. Das heißt, wenn eine Person ein Unternehmen verlässt, kann sie unsere Lösung weiter gratis nutzen. Die apetito AG nutzt den digitalen Briefkasten beispielsweise auch, um die dezentralen Mitarbeitenden wie Fahrer bei neuen pandemiebedingten Beschlusslagen mit den benötigten Unterlagen versorgen. So können sie beispielsweise bei Polizeikontrollen einfach ihr Handy zücken und entsprechende Dokumente vorzeigen.
Wald: Wie steht es hier um Dialogfunktionen?
Haselhoff: Wir haben eine Chat-Funktion, damit Mitarbeitende beispielsweise direkt Rückfragen an die Personalabteilung stellen können. Aber auch untereinander können Kollegen sich Informationen über den d.velop chat zuschicken. Zudem arbeiten wir an weiteren Interaktionsmöglichkeiten und Integrationen.
Wald: Ich stelle immer wieder fest, dass Menschen im privaten Bereich viel selbstbewusster mit digitalen Werkzeugen umgehen als dies im Arbeitskontext der Fall ist? Woran liegt dies?
Haselhoff: Erst einmal glaube ich, dass das stark von Generation zu Generation schwankt. Schaut man sich die Generation Z an, merkt man, dass diese Menschen nicht mehr ohne Smartphone auskommen können. Das spannende hier aus Sicht von Personalern: Top-Talente und -Fachkräfte erwarten heutzutage mobile und einfache digitale Prozesse von Unternehmen – beispielsweise im Recruitingprozess. Eine gute Candidate Experience entscheidet schon heute über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Ich denke, dass die Nutzung digitaler Tools im beruflichen Kontext in den nächsten Jahren stark steigen wird.
Wald: Was sind die wichtigsten Learnings aus Ihren Projekten im Bereich der Deskless Worker?
Haselhoff: Zuhören und den Kunden verstehen. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Zielgruppen innerhalb einer Organisation. Diese gilt es zu verstehen, bevor man blind in ein Projekt läuft. Ein Beispiel: Unser Kunde Grunewald hat ein eigenes Redaktionsteam für die Erstellung von Unternehmensinhalten gegründet. Das bedeutet natürlich, dass die Akzeptanz einer solchen Lösung im Unternehmen viel höher ausfällt, wenn Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen die kommunizierten Inhalte aktiv mitgestalten. Das freut uns als Lösungsanbieter und zeigt, wie wichtig es ist, Menschen zu vernetzen und in eine digitale Zukunft mitzunehmen.
Wald: Wie geht es weiter bei der Digitalisierung? Können Sie etwas über zukünftige Projekte sagen?
Haselhoff: Wir haben eine klare Mission: Wir wollen Menschen in Organisationen miteinander vernetzen. Beispielsweise arbeiten wir gerade daran, Synergien durch unsere breite Produktlandschaft stärker zu nutzen. So ist es beispielsweise seit diesem Jahr möglich, HR-Dokumente nicht nur digital zuzustellen, sondern auch direkt mit unserer Lösung d.velop sign elektronisch zu unterschreiben.
Wald: Ganz herzlichen Dank für das interessante und offene Gespräch.
Haselhoff: Sehr gerne!
Maximilian Haselhoff ist ein echter Mobile-First-Fan und kümmert sich bei der d.velop AG federführend um das Thema Mitarbeiter-App und digitale Postzustellung. Als Business Development Manager und Digital-Stratege ist er stets auf der Suche nach den neusten App-Innovationen und HR-Software-Trends. Maximilian hat Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management studiert.
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